Comment bien gérer une période de réversibilité projet ?
Tout projet a un début, et une fin. Qu’elle soit prévue au contrat ou décidée par l’une des parties, la fin du projet est une étape critique. Le chef de projet a le devoir de la gérer de la meilleure manière possible, peut-être même encore mieux que le cœur du projet.
La fin de projet est ce que le client retiendra de vous : autant en profiter pour faire une bonne dernière impression.
Encore plus si la fin de projet est décidée par l’une des parties, les émotions peuvent prendre le dessus : rancœur, déception, sentiment de trahison, crainte de ne pas atteindre les objectifs, ou au contraire soulagement : chaque partie prenante aura son propre ressenti.
Si ces émotions prennent le dessus, vous aurez certainement à faire intervenir un acteur moins impliqué dans le projet qui pourra prendre du recul et appliquer une méthodologie robuste.
Souvent réalisée dans un temps restreint, une réversibilité bien gérée permet de préserver la réputation de l’équipe et de conserver de bonnes relations entre les parties prenantes.
Objectifs de la méthodologie de réversibilité
Le client ne devrait pas sentir de baisse d’engagement ni de qualité de service. Il aura 2 partenaires à coordonner et sera probablement moins disponible pour vous. Plus que jamais, le chef de projet a une grande responsabilité :
- Assurer la continuité des services : minimiser les perturbations et garantir que le nouveau prestataire puisse reprendre le projet dans de bonnes conditions.
- Transparence et communication : fournir des informations complètes et précises tout au long du processus de réversibilité, partager l’avancement, les risques et les éventuelles difficultés.
- Soutien et collaboration : travailler en étroite collaboration avec le nouveau prestataire pour transférer les connaissances et les responsabilités de manière fluide.
- Maintien de bonnes relations : préserver une relation de confiance et de respect mutuel, avec assertivité et sans nier les ressentis de chacun.
- Rassurer vos équipes : surtout si le projet était long et motivant, les équipes auront besoin de projection pour la suite de leur carrière.
Les facteurs-clés d’une réversibilité réussie
Mener à bien une réversibilité ne s’improvise pas. Elle demande une bonne préparation et un suivi méticuleux.
Un client peu scrupuleux pourrait en profiter pour allonger la liste des livrables ou se défausser de ses responsabilités !
- Planification et préparation
- Prévoir une réunion initiale de transition avec le client et le nouveau prestataire pour définir les attentes, les rôles et les responsabilités.
- Évaluer l’état actuel du projet, notamment examiner en détail le statut actuel du projet, les livrables, les échéances et les points d’attention.
- Proposer un plan détaillé de réversibilité et de transition pour atténuer les inquiétudes et limiter les perturbations.
- Communiquer clairement et ouvertement :
- Fournir des informations complètes et transparentes sur les raisons de l’arrêt du projet et les étapes à venir.
- Reconnaître les sentiments des parties prenantes et montrer de la compréhension et du soutien.
- Documentation et Transfert de Connaissances
- Compiler la documentation en regroupant tous les documents pertinents, y compris les spécifications techniques, les guides utilisateurs, les rapports de progrès, et tout autre matériel essentiel. Apporter les mises à jour nécessaires.
- Organiser des sessions de formation et des ateliers pour le nouveau prestataire afin de transmettre les connaissances spécifiques au projet.
- Encourager la collaboration :
- Fournir un support continu pendant une période définie pour répondre aux questions et assister dans les premiers temps de la transition.
- Mettre à disposition les experts pour des consultations spécifiques si nécessaire.
- Favoriser une approche collaborative pour que toutes les parties se sentent impliquées et soutenues pendant cette période de changement.
- Suivi et Évaluation
- Organiser des réunions régulières pour évaluer l’avancement de la transition et résoudre les problèmes éventuels.
- Effectuer une évaluation finale pour s’assurer que tous les aspects de la transition ont été correctement gérés.
Cette méthodologie est à adapter à votre contexte précis, mais permet de terminer un projet dans les meilleures conditions.
Ce sera peut-être même votre meilleur tremplin pour des projets à venir chez votre client ou ses partenaires.